【初心者向け】オフィスで使える基本操作とExcel・Wordのパソコンスキル

2025年12月5日 17:00

仕事のお役立ち情報

「パソコン操作が苦手…」

「ExcelやWordって、どうやって覚えればいいの？」


オフィスワークに就いたばかりの方、または事務職に転職したばかりの方の中には、こうした不安を抱えている人も多いのではないでしょうか。

 

実際、事務職や一般的なオフィス業務では、ExcelやWord、メールなどのパソコンスキルが欠かせません。

でもご安心ください。

これらは難しい専門知識ではなく、基本の操作を少しずつ覚えていけば誰でも身につけられるスキルです。

 

この記事では、初心者の方でも迷わず始められるように、オフィスワークで役立つパソコン操作の基本から学び方までを丁寧に解説していきます。

 

 

目次

[1] オフィスワークで必要とされるパソコンスキルは？

[2] Excelの基本操作とよく使う関数

[3] Wordの基本操作と文書作成スキル

[4] パソコンスキルを効率よく学ぶ方法

[5] まとめ

 

 

オフィスワークで必要とされるパソコンスキルは？

オフィスワークでは、日々の業務のほとんどでパソコンを使います。

たとえば、社内外との連絡ではメールを使い、売上や在庫の管理ではExcelが活用されます。

また、報告書や案内文などの文書作成にはWordが欠かせません。

これらのツールはどれも特別なスキルではなく、「基本操作」ができれば問題ありません。

 

 

 

社内外との連絡

社内のメンバーや取引先とやり取りを行う際には、メールソフトを使った送受信の基本操作が欠かせません。

相手によって文面の丁寧さや敬語の使い分けも必要になるため、ビジネスメールの基本マナーを身につけておくと仕事がスムーズに進みます。

 

 

データの入力・集計

売上やお客様情報など、さまざまなデータをExcelに入力したり、集計したりする業務があります。

表を作成したり、「SUM」などの簡単な関数を使って数値を自動でまとめられるようになると、作業時間の短縮につながります。
 

 

書類の作成

見積書や社内資料などを作成する際には、Wordの操作が必要です。

文字入力や書式設定といった基本に加えて、

印刷設定を整えて資料をきれいに仕上げるスキルが求められます。

読みやすい文書を作れるようになると、相手への伝わり方も大きく変わります。

 

 

資料の整理

日々扱うファイルを正しく保存し、必要なときにすぐ取り出せるよう管理することも大切な業務です。

フォルダを使った分類方法や、後から見ても内容がわかるファイル名の付け方を理解しておくと、作業効率が大きくアップします。

 

 

初心者でも安心！スキル習得のポイント

初心者がパソコンスキルを身につけるためには、段階的に学習していくことが大切です。

最初から完璧を目指すのではなく、「まずはここだけ覚える」という姿勢で取り組みましょう。

たとえば、「文字を打つ」「保存する」「印刷する」といった基本操作から始め、少しずつ機能を増やしていくのがおすすめです。

学習を続けるうえで大切なポイントは以下のとおりです。

 

  • 一気に覚えようとせず、1日1つの操作に集中する

  • 実際の業務で使う場面をイメージして練習する

  • 自分の理解度に合わせた教材を使う（動画・図解・本など）

  • うまくいかなくても焦らない。何度でもやり直せばOK

 

 

スキル習得には個人差がありますが、コツコツ取り組めば必ず身につきます。

まずは「できるようになった」体験を増やし、自信につなげていきましょう。

 

 

 

Excelの基本操作とよく使う関数

Excelの基本といえば、表の作成とセル（マス目）の操作です。

 

表作成・セル操作の基本

最初に覚えておきたいのは、「セルにデータを入力する」「列や行を選択する」「表に罫線を引く」といったシンプルな作業です。

多くの人がExcelに苦手意識を持つのは、関数やグラフの操作が難しく感じるからですが、日常業務ではシンプルな表の作成が中心です。

 

たとえば、次のような「商品ごとの売上表」を作る場面を考えてみましょう。


・A商品：単価500円 × 数量3個 → 合計1500円
・B商品：単価800円 × 数量2個 → 合計1600円

 

この表を作るには、セルに文字や数字を入力し、枠線を引き、右側に合計欄を作るだけです。

まずはこうした表を手で入力しながら、Excelの画面構成に慣れていきましょう。

 

 

よく使う関数

Excelでは、簡単な計算を自動で行うために「関数」という機能が用意されています。

中でも最もよく使われるのが SUM（合計） と AVERAGE（平均） です。

これらは、初心者でもすぐに活用できる便利な機能なので、最初に覚えておきましょう。

 

たとえば、売上の合計を出すときに使う SUM関数 の使い方は以下の通りです。

=SUM(B2:B4)

 

 

 

この関数は「B2からB4までのセルの合計を求める」という意味です。

Excelに数式を入力するには、「=」で始めるのがルールです。SUMのあとは、括弧内に合計したい範囲を指定します。

 

一方、 AVERAGE関数 は平均値を求めるときに使います。

=AVERAGE(C2:C4)

 

 

このように使えば、C2〜C4の平均値が自動で計算されます。

計算機で1つずつ足したり割ったりする必要がなく、効率よく作業が進みます。

 

 

ショートカットで時短するExcel操作術

Excelを使う上で、キーボードのショートカットキーを活用すると、作業効率が格段に上がります。

よく使うショートカットを覚えておくだけでも、「時間短縮」と「操作の正確性」が手に入ります。

 

操作内容 ショートカットキー 説明　　　　　　

コピー

 Ctrl + C 選択したセルの内容をコピー

貼り付け

 Ctrl＋V コピーした内容を貼り付ける

元に戻す

 Ctrl＋Z 直前の操作を取り消す

上書き保存

 Ctrl + S 作業内容を保存する

セルの編集

 F2 選択中のセルを編集できる

 

ショートカットは、手が自然に動くようになるまで少し練習が必要ですが、慣れれば確実に作業スピードが上がります。

 

 

 

Wordの基本操作と文書作成スキル

Wordでは、文書の見た目を整えることがとても重要です。

どんなに内容が良くても、読みづらい文書では相手に伝わりません。

そこで必要になるのが「書式設定」や「文字の装飾」です。

 

書式設定・文字装飾のコツ

よく使う機能には以下のようなものがあります。

 

  • 文字サイズの変更（例：見出しは14pt、本文は11pt）

  • 太字や斜体の装飾（重要な言葉を目立たせる）

  • 箇条書きや段落番号の挿入

  • 文字の色や背景色の設定

 

​初心者がよく混乱するのが、「全体を選択せずに装飾してしまって、バラバラになってしまう」ことです。

必ず「設定したい範囲を選択してから」装飾を加えるようにしましょう。

 

 

ビジネス文書でよく使う機能とは？

 

機能名 使い道
ページ番号 ページが複数ある文書の整理に便利
ヘッダー／フッター 文書の上下に会社名や日付を表示する
表の挿入 データを見やすく整理して伝えるために活用
改ページ 任意の場所でページを切り替える

 

 

こうした機能も、1つずつ使っていくことで自然と慣れていくので、最初はシンプルな文書から少しずつ練習していきましょう。

 

 

 

 

パソコンスキルを効率よく学ぶ方法

「パソコン教室に通う余裕はない」

「スキマ時間で学びたい」

――そんな人には、独学で学べる教材や動画がおすすめです。

 

 

独学に役立つおすすめの教材と動画

特に初心者の場合は、「操作を実際に見られる」動画コンテンツが効果的です。

 

YouTube動画

YouTubeは、実際の操作画面を見ながら学べるのが最大の魅力です。

また、無料で見られるため、「とりあえず基本だけ知りたい」といった軽い気持ちで始められる点もメリットです。

倍速再生や巻き戻しも自由なので、自分のペースで学習しやすい学習方法です。

 

 

書籍

書籍は、基礎から応用まで体系的に学べるのが特徴です。

章ごとに知識が整理されているため、段階的に理解を深めたい人や、まとまった内容をじっくり読みたい人に最適です。

また、何度でも繰り返し確認でき、手元に置いておけば必要なときにすぐ見返せる安心感があります。

「しっかり基礎を固めたい」「独学でも着実に進めたい」というタイプに向いています。

 

 

ブログ記事

ブログ記事は、特定の操作や問題に対して“ピンポイント”で答えを探せるのが大きなメリットです。

たとえば「このセルの色が変わらない」「特定の関数だけ知りたい」といった場面で、短時間で必要な情報にたどりつけます。

疑問をその場で解消できるため、普段の仕事中にちょっと調べたいときにも非常に便利です。

 

 

オンライン講座

オンライン講座は、動画視聴に加えて演習や課題が用意されていることが多く、実践的に学びやすいのが特徴です。

「見るだけでなく、実際に手を動かすことで覚えたい」という人には特に向いています。

講師の説明を聞きながら、同じ操作を自分のパソコンで再現できるため、理解が定着しやすいのも魅力です。

仕事で使えるレベルまでしっかり身につけたい場合や、短期間で効率よく学びたい人におすすめの学習方法です。

 

 

実務で覚える！学習の定着術

パソコンスキルは、「覚えただけ」では身につきません。

実際の業務や練習問題で繰り返し使ってこそ、自分のスキルとして定着します。

 

スキル定着の3ステップ

  1. 復習：学んだ操作をノートやメモにまとめておく

  2. 実践：日常の業務で積極的に使ってみる（例：自分用の表を作る）

  3. 習慣化：1日1操作でもいいので、継続して使う

 

仕事の中で実際に使うことが、最も効率的な勉強法です。

 

 

 

まとめ：初心者から始めるオフィスパソコン操作の第一歩

パソコン操作に自信がなかった人でも、基本を一つひとつ理解していけば、着実にスキルアップできます。

特にExcelやWord、メール操作、ファイル管理など、事務職に必要なスキルは限られており、決して難しいものではありません。

この記事で紹介した内容は、どれも「まず最初に身につけたい」スキルばかりです。

最初のうちは不安に思うかもしれませんが、「できた！」を少しずつ増やしていくことで、自信につながります。

小さな一歩が、確実な成長の第一歩です。

あなたの学習を応援しています。

 

 

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